Privacy reglement

/Privacy reglement
Privacy reglement2018-06-04T19:54:54+00:00

 PRIVACY REGLEMENT STICHTING HOFVOGELS 

 

 

Inleiding 

De Stichting Hofvogels (Stichting) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van door de Stichting geregistreerde kasthouders en vrijwilligers, die zich als zodanig bij de Stichting hebben aangemeld. Dit ‘Privacyreglement Stichting Hofvogels’ geeft heldere en transparante informatie over hoe wij als Stichting omgaan met deze geregistreerde en beheerde persoonsgegevens. 

 

Wet en regelgeving 

Als Stichting houden wij ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving zoals verwoord in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mede dat wij in ieder geval: 

  • Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Reglement; 
  • De verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
  • Vragen om uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van persoonsgegegens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van de rechten van geregistreerde kasthouders ten aanzien van hun persoonsgegevens, hen hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Verwerking van persoonsgegevens 

Persoonsgegevens van kasthouders worden door het secretariaat van de Stichting Hofvogels opgeslagen, beheert, verwerkt en bewerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen; 

 

Communicatieve doeleinden; 

  • Onderhouden persoonlijke contacten, maken van afspraken en informeren/ adviseren over broedresultaten, erfinrichtingen enzovoorts; 
  • Via periodieke nieuwsbrieven informeren en betrekken;
  • Regionale en lokale ontwikkelingen, nieuwtjes, uitnodigingen en diensten;
  • Via email persoonlijk benaderen/ informeren.

 

Administratieve doeleinden; 

  • Inzicht in (jaarlijkse) ontwikkelingen aantallen kasthouders; 
  • Per soort: steenuil, kerkuil, bosuil, torenvalk
  • Per gebied: gemeente, wijk, buurt
  • Inzicht jaarlijkse ontwikkelingen per soort/ per wijk, buurt
  • Steenuil, kerkuil, bosuil, torenvalk
  • Inzicht in jaarlijks op te maken begroting (aanschaf materiaal, nestkasten enz)
  • Coördinatie werkzaamheden

 

Grondslag 

Grondslag voor de geregistreerde persoonsgegevens zijn de door kasthouder(s) zelf aangeleverde persoonsgegevens bij(her) plaatsing van één of meerdere nestkasten. 

Hiervoor wordt een beperkt aantal persoonsgegevens gevraagd, te weten: 

1. NAW gegevens Naam, adres en woonplaats (huisnummer en postcode) 

2. Contactgegevens (telefoonnummer en email adres) 

Persoonsgegevens kasthouders worden gekoppeld aan: 

  • Soort nestkast; (steen-/ kerk-/ bosuil of torenvalk) 
  • Geografische informatie van de geplaatste nestkast; (Amersfoortse coördinaten)
  • Vrijwilliger(s) van de stichting, verantwoorlijk voor kastcontroles/kastonderhoud per adres;
  • Broedresultaten.

 

Mutaties 

Mutaties van de geregistreerde persoonsgegevens vinden plaats op basis van; 

  • Door kasthouder zelf aangeleverde nieuwe persoonsgegevens; 
  • Door vrijwilligers van de Stichting Hofvogels (controleurs) aangeleverde nieuwe persoonsgegevens.

 

Bewaartermijn 

De Stichting bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, dan voor het doel waarvoor deze door kasthouders zijn verstrekt. 

Verstrekking aan derden 

De Stichting verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, waarmee gezien onze doelstellingen, geen nadere verwerkingsafspraken zijn gemaakt. Ook verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten de EU. Wel kunnen wij persoonsgegevens delen met derden, op basis van uw toestemming. 

Uitzondering vindt plaats in kader van verzending nieuwsbrieven. Dit gebeurt via het programma Mailchimp. Een gebruiksprogramma voor verzending van nieuwsbrieven. Hiervoor worden Naa, adres en emailadres van kasthouders beschikbaar gesteld. Mailchimp heeft hiervoor een verklaring over privacy gestuurd. 

Beveiliging 

De Stichting neemt de bescherming van persoonsgegevens van kasthouders serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. 

Indien er sprake is van een datalek met betrekking tot de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij kasthouders daarvan onverwijld op de hoogte(ook als wij hiervan zelf een melding hebben gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens) Wij streven er naar dit binnen 48 uur nadat wij het datalek hebben ontdekt of daarover zijn geïnformeerd 

Rechten 

Mogen wij als Stichting persoonsgegevens van kasthouders verwerken op basis van door hen gegeven toestemming hiertoe, dan hebben zij het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Geregistreerde kasthouders hebben verder het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van hun persoonsgegevens die de Stichting van hen hebben ontvangen en in een registratiebestand Kasthouders hebben opgenomen. Tevens kunnen deze kasthouders bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens (of een deel daarvan) door de Stichting. Ook hebben zij het recht om de door hen verstrekte persoonsgegevens door de Stichting te laten overdragen aan hen persoonlijk of aan anderen. 

Klachten of vragen 

Mochten er klachten of vragen zijn ten aanzien van onze verwerking van persoonsgegevens dan kan men hierover contact opnemen met het secretariaat van de Stichting Hofvogels. Komen partijen er gezamenlijk niet naar tevredenheid uit dan bestaat het recht op klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dis is de toezichthoudende autoriteit op gebied van privacybescherming. 

Als Stichtingsbestuur doen wij er alles aan om de privacy van geregistreerde kasthouders en vrijwilligers te waarborgen en gaan dan ook zeer zorgvuldig om met de door hen aangeleverde persoonsgegevens. Indien kasthouders en/of vrijwilligers na het doornemen van dit Privacyreglement, of in algemenere zin, hierover vragen of opmerkingen hebben en/of contact met ons willen opnemen kan dit via; secretariaat@hofvogels.nl 

Voor verdere informatie over de Stichting Hofvogels wordt verwezen naar de website www.hofvogels.nl